「販促キャンペーンをやってみたら意外と反響があり、売上が少し上がった！規模を拡大していきたいけど、ただでさえ手がいっぱいなのにこれ以上作業時間を捻出するのは難しい…」そんな時にはキャンペーン事務局を利用してみましょう！この記事では、実際にキャンペーンを実施するうえで発生する課題をキャンペーン事務局がどのように解決していくか？をご紹介します！
キャンペーン実施の際には、ぜひキャンペーン事務局の利用をご検討ください！
キャンペーンを実施するうえで発生する業務
まずは一般的なキャンペーンを実施するうえで発生する業務をご紹介します。
一般的なキャンペーン実施には、「企画立案」「応募処理」「抽選処理」「景品の発送」「参加者対応」「効果測定」の６つのステップにわけることができます。
企画立案
まずキャンペーンを実施する上で重要となるのが企画立案です。
「商品の周知」「ターゲットの新規開拓」といった「誰に向けて何を行うのか」などターゲットを明確にし、キャンペーン終了後に目標がどの程度達成できたか注目する必要があります。ここをきっちり作り込むことで適切な効果測定ができるようになり、キャンペーンのブラッシュアップがやりやすくなります。
例えば、「今回は20代を対象にしたキャンペーンだったが効果が悪かった。次は30代を対象にしてみよう。」といった形で、条件を変えることができます。
また、ここで決めたターゲットを基に、応募フォーム・当選条件・当選景品を策定も行っていきます。
応募処理
キャンペーンが開始したら、まずは応募の処理が始まります。
応募処理に必要な応募フォームの種類については現在大きく分けて主に2つ。
・応募方法がハガキ・封書の「アナログツール」
・WebフォームやSNSを使って応募する「デジタルツール」
ターゲットに合わせてこの2つのどちらかまたは一方をフォームとして応募処理を行います。現在ではネットを利用している高齢者の方も増えてきているので「デジタルツール」が増えつつあります。一方で、子供向けや販促物の一つとして利用する場合には「アナログツール」も根強い人気があります。
抽選処理
応募期間が終了したら、キャンペーンの応募中または終了後に当選者を決める抽選処理を行っていきます。
抽選の場合には、まずは無作為に申込者データをピックアップし、そのデータが応募条件を満たしているかチェックを行います。複数件の応募をしている場合や当選条件を満たさないまま応募してくるケースもあるので、そういったデータの当選重複・不備チェックを行ったあとに当選者を確定します。
景品の発送
抽選処理で決めた当選者に対して、最後は景品の発送を行っていきます。
最も重要なのは送り先住所の扱いです。当選した応募者に対して個別に当選者用のフォームを送り、個人情報を聞いていく必要があります。聞き取った個人情報から配送先リストを作成して発送を行っていくわけですが、郵便番号や住所の名寄せが意外と大変。集めた個人情報や作成したリストは重大な個人情報でもあるので、管理にも気を使います。
また、景品の発送と一口に言えど、その種類は様々。景品が食品・物品といった「モノ」の場合は、景品が壊れないよう梱包作業を行った上で景品を発送する必要があります。特に食品の場合には細心の注意を払って実施することになります。
景品がモノではなく、ギフトコードといった「データ」の場合は有効期限を設けた上で、ダウンロードリンクを当選者に共有する場合が多いパターンとなります。
参加者対応
ここまででキャンペーンの流れは一通りとなりますが、並行してキャンペーンの開始から景品発送終了数週間後まで申込者からのお問い合わせ対応も実施しなくてはいけません。
応募方法に関する問合せや景品に関する問合せ、応募できているかを確認する問合せなど種類は様々です。応募者数が多くなってくればそれに比例して問合せ数も増えてきますので問合せ体勢のキャパシティは注意しておきましょう。
実際に対応を行うためには、お問い合わせ窓口用の電話番号やメールアドレス、応募フォームの準備を行います。素早い問合せ対応はクレームの防止や満足度の向上につながってくるので、専門のスタッフを配置できるとよいです。
効果測定
もちろん、キャンペーンを実施後にはその効果がどうだったのかを調べる必要があります。最後は「効果測定」を行っていきましょう。
まずは、企画段階で定めたKPIを確認します。そのKPIに対してどのぐらい数字が増減したのか、費用対効果はどうだったのか、という分析を行います。もちろん、企画段階でKPIを定めておかなければ効果を測定することもできないので、十分に企画を練ることが必須です。
この効果測定のフェーズをもって、次回のキャンペーンでどの点を改善すればよいのかが見えてくるはずです。
キャンペーン実施におけるよくある課題
ここまで、キャンペーンを実施するうえで発生する業務についてご説明してきました。
ここからは、キャンペーンを実施するうえで発生するよくある課題・お悩みについてご紹介いたします。
思っていたより人手と時間がかかる
キャンペーンの実施には、前述した通り多くの業務を同時並行で行うことが求められます。社内で実施するのであれば非常に労力がかかりますし、外注を使うにしてもそれぞれの企業と同時並行で業務を効率よく行うには、緻密な進行管理が求められます。
そのため、キャンペーン運営に慣れていないとどのタイミングでどのリソースを業務に割けばいいか分からず、人手と時間が多くかかってしまいがちです。
申込者の方の問合せでトラブルになる
申込者からのお問い合わせに対しては、商品・サービスの改善や顧客満足度を高めるためにも丁寧な対応が求められます。
加えて、応募方法などのキャンペーン内容に対するクレームや景品を交換してほしいといったイレギュラーな対応には、キャンペーンの内容はもちろん自社の商品やサービスについて詳しく把握しておく必要があります。従って人員不足など不測の事態が起こると上手くお問い合わせ対応ができず、申込者との間でのトラブルへ繋がりかねません。
個人情報保管のリスクがある
キャンペーンを実施する上で、当選結果発表用や景品発送先として申込者の名前や住所・電話番号等の個人情報を取り扱います。
しかし「個人情報保護法」に則った上で応募人数全員分取り扱うため、応募人数が1千人・1万人…となると大きなリスクを伴います。もしも情報の漏えいがあった場合、ただのミスでは済まされず会社の信用を失うことにもつながる恐れがあるので、キャンペーンを行う際には、個人情報の厳重な管理が求められます。
コストパフォーマンスが悪い
キャンペーンを運営する上で、お問い合わせ窓口や景品を保管・景品モノの場合発送する倉庫の設置などが必要になります。加えて、業務ごとの担当スタッフの人件費もキャンペーンの規模によっては少なくありません。
さらに、単純作業が発生する場面も多く、スポット的に人員が必要なタイミングもしばしば。常に人が必要な場合には補充するなどして対応ができますが、スポット的な業務の発生だと人員の配置が追い付かず、結局自分で何とかするしかない…！という状況もよくあります。
キャンペーンの規模や内容によっても異なりますが、労力を掛けた割に金額的にも時間的にもコストパフォーマンスが悪いといった事態に陥ります。
キャンペーン事務局代行をご利用いただくメリット
さて、ここまでキャンペーンを実際に行う上でのフローや、そこで発生する悩みなどをご紹介してきました。実際にキャンペーンを実施しようかと思っていたけど、思ったよりも大変そうだなと感じた方も多いかもしれません。もちろん規模が小さいキャンペーンであればここまで上げたような大規模な業務を発生させずに社内で完結させることができます。
一方で、応募人数が1,000人を超えるようなキャンペーンの場合にはこれらの悩みは避けて通ることができません。そういった場合にはキャンペーン事務局を利用することをお勧めします。
ここからはキャンペーン事務局をご利用いただく上でのメリットについて解説していきます。
高い専門性で運用を効率化できる
そもそもキャンペーン事務局とは、上記に挙げた実施するうえで発生する業務に対応する組織のことです。
キャンペーンをいかに効率的に実施していくのか？ということを専門に、お客様のキャンペーン実施を支えているサービスとなります。キャンペーンはその種類によって対応方法がケースバイケースでなかなか社内のノウハウが溜まりにくかったりする点がありますが、そういったお悩みもキャンペーン事務局なら解決。
数多くのキャンペーン実施や業務遂行実績があるため、トラブルなどにもスムーズかつ臨機応変に対応し、キャンペーン担当者の負担軽減・業務の効率化が可能です。効率化によって余ったリソースは、企画立案など別の業務へ投入することもできます。
トラブル・リスクを低減できる
キャンペーン事務局は様々な企業のキャンペーンの代行をしているため、個人情報を厳重に取り扱う体制が整っています。
企業内で大量の個人情報を扱うことはかなりリスクの高い状況になりますが、そういったリスクもキャンペーン事務局を活用することで回避することができます。また、Pマーク・ISMS認証を取得している事務局代行会社も多くありますので、安心です。
加えて、参加者からのお問い合わせに対しても対応。これまでのノウハウを元にキャンペーンごとに想定問答集を作成し、問答集にないお問い合せには素早くエスカレーションをする体制が整っているのでスムーズな問合せ対応を実現。もうお客様対応で忙殺されることもありません。
コストパフォーマンスを向上できる
キャンペーン実施の業務をすべて一社に投げてしまうと意外と高くつきそうなイメージもありますが、実際そこまで費用が膨らむということもありません。
業務をすべてワンストップで外注できるので時間的な余裕が生まれるのはもちろんのこと、金銭的にもフォームを作成したり、コールセンターと契約したり、発送倉庫の場所を確保したりといった業務を個別の会社とやり取りするより安く済みます。
特に、コプロシステムではキャンペーンに必要なこれらの機能をすべて自社内で保有しているので中間マージンを省くことができ、比較的安い価格でキャンペーン事務局をご利用いただくことができます。さらにワンストップならではの利点として、仕様変更に柔軟に対応することができるほか、個人情報を外部に漏らさないのでリスクを最小限に抑えられるといった点も上げられます。
大規模なキャンペーンを実施する際にはぜひご利用をご検討ください。
成功の秘訣はキャンペーン事務局！
キャンペーン実施でよくある課題に対して、キャンペーン事務局をご利用いただくとどんなメリットがあるのか？をご紹介させていただきました。少ないリソースでキャンペーンを実施すると思わぬトラブルで余計に稼働がかかってしまうこともしばしば…そんな時にはぜひキャンペーン事務局の利用を検討してみましょう！
まだ担当者内での構想段階でもOK！キャンペーンに関するご相談はお気軽にお問合せフォームよりお送りください！
