キャンペーン事務局とは？
キャンペーンと一口に言っても、SNSキャンペーンや、マストバイキャンペーンなどいくつか種類があります。キャンペーンの開催目的や、ターゲットにするお客様の層など多種多様のため、どの手法でユーザーにアプローチするべきなのか不明な際は、キャンペーン事務局を行っている会社に依頼をしてアドバイスを受けることが有効です。
多くのお客様のキャンペーン事務局運営を長年担当させていただいてきたコプロシステムが、キャンペーン事務局について説明します。
目次
・『キャンペーン事務局』ってなにするところ？
・キャンペーン事例に沿ってご紹介
1. 応募受付処理
2. お問合せ対応
3. 抽選作業
4. 発送作業
5. キャンペーン後の対応
・任せられるところはキャンペーン事務局に任せてみては？？
『キャンペーン事務局』ってなにするところ？
「販促キャンペーンを行いたいがどうやれば良いのかわからない…」「1か月後にキャンペーンを開催したいけどそもそも間に合うの？？」「SNSを使ったキャンペーンをやりたいけど、炎上やトラブルが怖いな…」など上手な販促キャンペーンを行う上での不安や疑問を解決するのが「キャンペーン事務局」というサービスです。
事務局というとなかなか想像がしづらい言葉ではありますが、具体的な業務の内容に落とすと応募者データの管理や入力、抽選形式のキャンペーンにおける当選者の処理、抽選であれば当選者へ、全員プレゼントであれば応募者全員への賞品発送、応募ユーザーのキャンペーンに関する問い合わせ（メールや電話等）などを行っているものを指します。
実際の事例に沿ってご説明します。
キャンペーン事例に沿ってご紹介
今回想定するキャンペーンは、マストバイのレシート抽選キャンペーンです。参加者は対象商品を購入し、レシートをはがきかWEBにアップロードして応募するというもので、当選すれば賞品としてQUOカードが当たります。
この案件をベースに、「応募受付処理・お問合せ対応・抽選/賞品発送」でそれぞれどんなことを行うのかご説明します。
応募受付処理
まずは「応募受付処理」です。
今回のようにWEBとハガキで応募を受け付けるという場合には、WEBフォームの準備とはがきを受ける私書箱の設置が必要となります。WEBフォームの方は一度作ってしまえば自動で集計をすることができるので簡単ですが、はがきの場合はそうもいかず、集めたはがきを仕分けるという作業が必要となります。
マストバイキャンペーンだとさらに大変です。そもそもマストバイキャンペーンとは「対象商品の購入証跡をもってしてキャンペーンへの応募を受け付ける」という形態のキャンペーンであるゆえ、アップロードまたは張り付けられたレシートをチェックすることが必要となります。
チェックする項目は、「ちゃんと対象商品を買っているか？」「期限内に買われたレシートか？」「同じレシートで応募はされていないか？」など様々。これをキャンペーンの担当者がチェックしていくというのは至難の業であり、100件を超える応募だと担当部署単位での作業では不可能に近いです。
キャンペーン事務局は、こういった応募受付処理をまるごと一括で請け負うことができるというのが大きなメリットです。
お問合せ対応
キャンペーン事務局というと、まっさきにこの「お問合せ対応」を思い浮かべる方も多いのではないでしょうか？正解です。お問い合わせ対応も事務局業務の中の一つです。
お問合せ窓口というと、コールセンターを思い浮かべがちですが、実はメールでのみでのお問合せ対応というのも増えています。メールでの対応の場合は、専用のメールアドレスを払い出し、そこに集まる問合せメールに対して打ち返していくという作業が発生します。
メールアドレスを払い出すという所が重要で、会社のお問合せアドレスもあると思いますがキャンペーン用に新たに作ることをお勧めします。本来の意図で入ってくるお問合せとキャンペーンに関するお問い合わせが混じってしまうと、通常業務に支障をきたしてしまうためです。
また、電話にせよメールにせよ、入ってきたお問合せを管理することも重要です。お問合せ＝お客様の声なので、きちんと管理して貯めておくことでその後のキャンペーンの改善に役立ちます。
この辺りももちろん、キャンペーン事務局をご利用いただく場合には丸ごと解決される課題です。ただ問合せを受けるだけでなく、レポーティングしてご納品するところまでを業務範囲としているので安心してキャンペーンの運営を行うことができると思います。
抽選作業
全員プレゼント以外のキャンペーンを実施する場合、抽選という作業が必ず発生します。これもかなり面倒な作業です。
通常の抽選も、Webフォームであれば一気に集めてデータを加工して抽選を実施することができますが、今回のようなケースだと一筋縄ではいきません。はがきでの申し込みとレシートが絡んでくるからです。
はがきの場合は、必要事項がちゃんと記載されて申し込まれているはがきを仕分けて、その中で抽選を行っていきます。レシートがついている場合、前述の様なレシートのチェックを行った上で抽選作業を実施します。このレシートの選別はWebフォームでもはがきでも同じ手間がかかるので、非常に骨が折れる作業ですが、もちろんここもキャンペーン事務局の担うことができる業務となります。
発送作業
最後は発送の工程です。当選者に向けてなにかプレゼントを贈る場合には、発送業務も生まれます。
発送工程で注意したいところとしては、封入ミスと送り先ミスでしょう。プレゼントだけを送るわけにはいかないので挨拶状やカタログといった同封物がきちんと入っているかを確認しながら発送を行います。同じように、送り先についても、送り先住所をきちんと申込者から聴取し、保管して宛名データとして発送物に使用していきます。
発送側でミスがなくとも、申込者側でのミスもよくあります。「当選連絡があったのにいくら待っても賞品が届かない！」といった問い合わせは問い合わせ窓口で対処し、発送担当に連絡、再度発送の対応を行うことが必要になります。
キャンペーン後の対応
発送が完了して終わりではありません。キャンペーンを実施すると、たくさんの個人情報が集まってきます。Webであればモノが残らないのでデータとして処理できますが、はがきの場合は個人情報の塊が手元に残ります。
個人情報の保護は企業にとって重要なお仕事、最後の処理までしっかりと行いましょう。特に、外部に発送をお願いする場合には要注意です。住所情報を含めた個人情報になるので、流出や紛失といったトラブルは絶対に避けたいところ、信頼できる委託先にお願いしましょう。
任せられるところはキャンペーン事務局に任せてみては？？
キャンペーン事務局がどんなサービスか、不明点が解消されましたでしょうか？
ここまでご紹介した通り、キャンペーンの実施は種類にもよるものの、社内で実施することは可能です。ただ、企画をして運営をして問合せを受けて…とやっていくとなかなかの作業負担が発生し、またトラブルが起こった際にも対応に追われて販促どころではなくなってしまう可能性もあります。
キャンペーンを実施したいが、社内のリソースやノウハウが足りない、という方にはキャンペーン事務局のご利用をお勧めします。キャンペーン自体の企画立案から申込フォームの作成、はがきの回収と集計、問い合わせ窓口の立ち上げ、進捗や結果のレポーティングなど、キャンペーンに関する様々な業務をまるごと代行いたします。
さらに、コプロシステムでは自社で倉庫を持っているため発送の工程も安心！個人情報の収集から発送データへの加工、最後の廃棄までまとめて一社内で完結するので、安心してキャンペーンを実施頂ける環境をご提供いたします。
まだ企画段階や担当者の構想段階でも、お気軽にご相談ください！お見積りや詳しいサービス資料のご請求はお問合せフォームから
