そもそもキャンペーン事務局って何をしてくれるの？

　これからお話する業務運用マニュアルについてですが、コプロシステムでは主にキャンペーン事務局業務の代行をさせていただく際にキャンペーンの全体像を把握すべく作成させていただくことが多いです。というか、そもそもキャンペーン事務局って何をしてくれるんだっけ？という方に向けて、まずはざっくりとコプロシステムにおけるキャンペーン事務局の機能をご紹介いたします。

①企画立案支援

コプロシステムではキャンペーンに関する業務だけでなく、お客様のキャンペーンを企画立案の段階からお手伝いを行っております。どんなターゲットでどのキャンペーンタイプがいいのか、応募窓口や景品をどうするかなど、初期段階の構想をクライアントと立てていきます。

②応募受付処理

キャンペーンLP・応募フォームの制作から、SNS、WEBフォーム、ハガキなどの様々な形式の応募処理の体制を構築します。SNSキャンペーンのハッシュタグ、フォロー、リポストや、レシートキャンペーンの購入証明確認など、複雑な条件チェックも対応いたします。

③お問い合わせ事務局

電話やメール、お問い合わせフォームなど、お問い合わせ対応窓口を設置し、コプロシステムの経験豊富なスタッフが対応いたします。日々の対応の履歴を納品させていただくことも可能です。

④当選者抽選

プログラムを使ったランダム抽選や手抽選も対応しております。ご希望により抽選会の実施も対応可能です。複数キャンペーンが同時進行している場合や過去にもキャンペーンを実施している場合、同じ人を当選させないよう、データをいただいて重複当選防止処理も可能です。

⑤景品発送

コプロシステムは自社で発送倉庫を保有しており、景品の梱包から発送まで対応可能です。自社倉庫のため、個人情報管理の徹底と適切な景品保管が可能です。配達状況の確認、不達で戻ってきた景品の再発送など、柔軟に対応いたします。

⑥キャンペーン効果分析

キャンペーン期間中の応募件数のご報告や年代・性別・居住地・購入商品などをデータとして集計し、日次や週次単位でご報告が可能です。また、キャンペーン終了後最終的なデータを集計して傾向などをまとめたレポートも納品可能です。

マニュアル作成の主なメリット

　マニュアル作成については、業務規模の大小や案件の予算などによって作成の要否はまちまちかと思いますが、作成することによって得られるメリットは大きく、弊社でキャンペーン事務局を請け負う際には作成することをおすすめしています。

①クライアント様との共通認識を深め、認識齟齬をなくす

お任せいただいた業務を進行していく上で、認識に齟齬がありクライアントの求めていない結果となってしまうことは回避しなければなりません。マニュアルを作成した上でクライアントに説明をして一連の業務内容等をクリアにすることで、認識の齟齬や疑問を解消し、後々の業務に支障が生まれないようにします。

②マニュアル上であらかじめルール決めをして余計な工数を減らす

 業務を進めていくと「この場合ってどうすれば・・・」といった疑問が出てくると思います。作業の段取りや想定される疑問、問合せ事務局を併設する場合は想定FAQなどをマニュアル作成の段階で作っておくことによって、業務開始後の社内での確認やクライアントへのエスカレーションなどの疑問解決の工数をある程度減らすことができます。

③ノウハウの蓄積

マニュアルは形に残るものなので、似たようなキャンペーンの事務局を進行する場合であったり、新しいメンバーが過去のマニュアルを参考に業務の枠組みを学ぶことができたりとノウハウの蓄積にも活用ができます。

マニュアルって何が書いてあるの？

　では、実際にマニュアルにはどんなことが書いてあるのでしょうか。キャンペーン事務局をお任せいただいた場合のマニュアル内容を簡単にご説明いたします。

① キャンペーン概要

進行する業務の大元となるキャンペーンの基本情報です。キャンペーン名、キャンペーン内容、応募方法、応募時の必須記入事項、応募条件等を記載しキャンペーンの全体像を把握します。

②事務局概要

事務局名や開設期間などの基本情報に加え、実際に行う具体的な業務について記載し、どこまでの範囲をサポートさせていただくかを明確にします。キャンペーンの開始までに各々の役割をしっかりと定めておくことが重要です。

③体制図

今回のキャンペーンに関わっている会社や担当者の体制図を記載します。商流、担当業務、エスカレーションフローを分かりやすく記載し、後々の業務連絡をスムーズに行えるようにします。どういった決定をどの組織に判断してもらうのか？を整理しておくことで柔軟かつスピーディに業務を回すことができるようになります。

④キービジュアル、告知物、制作物等画像

キャンペーンのキービジュアルや告知物、制作物がある場合、イメージ画像を添付します。実際に応募者がどんな告知物を見ているのかを把握しておくと、キャンペーンのイメージが掴みやすく、問合せの際にスムーズに話が通じる場合があります。

⑤応募処理方法

集まってくる応募に対してどのような処理で抽選、プレゼント発送となるのかをフローに起こして記載します。業務の流れを把握する目的もありますが、各担当が今回の業務で何をすればいいのか明確に記載し役割をしっかり定義することでミスや混乱が起こりにくくなります。ここをしっかりと記載してくことで、前回と今回で抽選の方法が変わっている！といったトラブルを防ぐことができるようになります。

⑥問合せ事務局について（併設する場合のみ）

対応期間、対応時間、電話番号、応募不備の確認方法、エスカレーション先情報など問合せ事務局の概要を記載します。不測の事態やトラブルはどうしても避けられないこと、重要なのはいかに素早く的確に対処していくか？という所になりますので、そういった場合の連絡フローなども作成しておきます。

⑦個人情報の取り扱いについて

応募受付、抽選処理の際に発生する個人情報の取り扱いの流れや管理方法、弊社のセキュリティ対策などを記載します。もし、万が一トラブルがあった際にもここで記載した内容でしっかり運用ができていたかをチェックするための重要な部分です。

⑧FAQ

キャンペーン参加者からの想定質問と回答を記載します。
申込方法、キャンペーン期間（応募期間）、プレゼント到着時期、応募条件、個人情報の取り扱い（破棄されるタイミングや管理方法など）はどのキャンペーンでも想定FAQとして記載することが多いです。

まとめ

　マニュアル内容は基本的にクライアントの要望に合わせて作成いたしますが、上記のような構成でマニュアルを作成することが多いです。

　途中でも触れましたが、クライアントのニーズに沿って効率よく最大限の成果を出すためには、初期段階のマニュアル作成を丁寧に行って事務局運用に関する共通認識を社内関係部署やクライアント含めしっかり握っておくこと、ノウハウの蓄積がキャンペーン事務局運営における重要なポイントの一つではないかと考えております！

　コプロシステムでは、今回ご説明しましたマニュアル作成はもちろんですが、キャンペーンの企画支援から景品発送までのワンストップサービス、スポットでの業務依頼も対応可能です！また、それぞれの工程において、蓄積されたノウハウをもとに経験豊富なスタッフがキャンペーンの成功に向けて全力でサポートいたします。キャンペーンの実施についてご検討されている方やお困りの方は、ぜひ一度お問い合わせください！