キャンペーン事務局
最近では、SNSを中心に、キャンペーンを自前で運営できるツールがたくさん出てきていますね。
そんなこともあり、キャンぺーン運営を自社内で内製してしまうか、委託先を探すべきか…悩まれるご担当者もいらっしゃるかもしれません。
そこで、改めて、とくにキャンペーンの運用の部分について、まるっとアウトソースする５つのメリットをご紹介・解説していきたいと思います。「キャンペーンで売上を上げろって言われたけど、そもそもキャンペーンなんてやったことが無いよ…」という方はぜひ参考にしてみてください！
メリット① 担当者の業務負荷が減る
当たり前ですが ご担当者様の業務負荷が減る というのが最大のメリットです。
実は、ライトなキャンペーンで応募数や当選数がそこまででもない、というケースの場合は「担当者が自分でやってしまおう！」と思われるケースがたくさんあると思います。
ですが、ちょっと待ってください。
たとえば、
・毎日の応募数集計
・応募者からの問い合わせへの対応
・抽選作業をおこなったら景品手配
・当選者に景品を贈る前に住所をデータ化
・景品の発送・梱包、配送完了確認
・各種精算作業、、、。
これらの業務をみただけでも、キャンぺーン期間中は業務に忙殺され、本来の業務や次のキャンぺーン企画をしている場合ではない状態になってしまいます。
ワークライフバランスが叫ばれる昨今、キャンペーンの運営するだけで残業続き、、、なんてことにもなりかねません。
一例を上げますと、「ハガキの応募件数やWEBの応募件数を足し合わせ、件数表に記載のうえ、検算し、関係者にメールを送る・・・」これらの集計作業、下手すると軽く小一時間かかる作業ですよね。
さらに、消費者からの問い合わせへの対応はその内容に対する1件あたり、最低でも15分程度はかかりますので、1日4件問い合わせがきたら、すでに最低１時間がこれらの対応だけで終わってしまいます。
これだけで1日の４分の１近くが作業だけに充てられることになります。なんてもったいない・・・。
でも、事務局を委託すれば事務局がこれらの対応を担当者様に代わって行いますので、担当者様の負担はゼロ！です。これなら本来の仕事に集中していただき、さくっと仕事を切り上げてワークライフバランスもばっちりですね。
メリット② 情報セキュリティが向上する。
自社内でキャンペーン運営をしていると、個人情報の取り扱いが難しい面が出てきます。
たとえば、応募データの格納先を準備するのに情報システム管理部門との調整が必要となったりしますし、そもそも社内に個人情報がどっかり置いてあるのはリスクが高いですよね。
また個人情報は、なにも保管の面だけで要請されるものではありません。情報の完全性という意味では、保持するデータの正しさも求めまれます。
例えば、当選者の情報をExcelに入力する作業で、うっかり、漢字の変換を間違えてしまった結果、宅配の送り状のお名前が間違ってしまったりすると、応募者や当選者から「なんで名前が間違っているの？」と、クレームにつながったりしてしまいます。
このような場合でも、事務局のプロに頼めば、たとえば、当選者のお名前を入力するのに専用プログラムで2名体制で入力作業を行い、情報が完全一致するかどうかのＷチェックを行うといった作業を行っておりますので、情報入力ミスを防ぐことができます。
個人情報の保管に関しては、施錠管理可能な設備・ロッカーへの格納や、アクセス権を制限した領域へのデータ保存、プログラムによるデータの完全消去対応、個人情報取り扱い施設の監視カメラ設置など完備しております。プロへ事務局を委託することで、キャンペーン期間中を通じて ご担当者様は 個人情報の管理という重い課題から解放 されます。
メリット③ Excelではできない抽選処理が可能
面白いキャンペーン企画には、当選条件のこだわりがつきものです。（例：当選確率の変動、コンテスト形式など）
目を引くキャンペーンであればあるほど、条件が複雑になりExcelなどでは実施することが難しく、技術を有するエンジニアとデータベースがないと対応できません。
また、たとえば抽選を半自動でできるようなキャンペーンツールを導入していたとしても、実施される会社様特有の複数条件を実現させるようには作られていないことが大半です。
たとえば、複数買い回りで応募可能といったものや、同時進行している同じ購買行動で応募できそうな他のキャンペーンと重複で当選させてはいけない、といったものです。これを実現するためには応募者内での重複当選者を確認するだけでなく、他の当選者リストとも突合しなければならず、結果としてキャンペーンツール内で抽選が完結しないケースが発生してしまいます。
また、機械的な重複確認だけではお名前や住所の揺らぎによる同一当選者の二重当選を防止することは難しく、
このような誤当選を防止するためには、やはり経験豊かな事務局のプロにお願いしたほうがよいシーンでしょう。
メリット④ 景品の発送作業が効率的
これも「あるある」ですが、景品のラクジュアリー感をだすためにお客様の名入れのグッズを送るといった場合に、5件~10件の場合でも意外と入れ間違えてしまうという事故が発生します。また、伝票を作成して入れ間違いを防ぐために１件1件確認して、、という作業をしていると、それだけで1日がおわってしまう という悪循環も・・・。
実はダンボール１個組み立てたり、きれいにガムテープを貼る作業も、慣れている人と慣れていない人では、出来上がりが違うんですよ。さらに、そこまで頑張ってお送りした景品が住所不備などで戻ってきてしまい1個だけ発送しなおすといった後続処理が続くのも、地味に担当者に負担になる部分です。
これは筆者の経験値ですが、おそらく当選数が30件程度になってくると、作業がかなり負担に感じると思います。他方で、プロにお任せすると、すべて人手で行う作業でも１時間に２００~３００件製造することが可能です。
物流にノウハウを持っている事業者へキャンペーン事務局を委託すれば、まさにこれらの作業をすべてお任せでき作業も早いので、ぜひ、この工程こそ積極的に委託を検討していただきたいと思います。
メリット⑤ 実はトータルコストが安い
長々と書いてきましたが、「事務局を委託したいけど、コストがかかるのがネックなんだよ」と思われるご担当者もいらっしゃるかと思います。実際、キャンペーンにおける費用対効果に見合った成果が受けられる確証もないため、費用を伴ったアウトソーシングに対し消極的になるケースも発生するでしょう。
しかし、これまでご説明しましたとおり、企業の担当者が自力で全ての業務を行うにも限界があると同時に、不慣れな業務のため、逆にミスを誘発したり、本来業務が全く手につかない、といったリスクは避けられません。また、そもそも担当者自身の業務負荷を労務費として計算した場合に、あらゆる業務を自らの手で行うよりも、実はアウトソーシングしたほうが低コストになるケース も少なくありません。
作業で残業続き、、、となり、結果人件費考えると内製のほうが高くつく可能性があり、それも委託するメリットかと思われます。
上記①~⑤以外にもいろいろとメリットはありますが、
キャンぺーン運用のアウトソースになやまれた場合には、ぜひ上記の内容をご参考にしていただければと思います。
ちなみに、実は・・・文中に触れた、集計、問い合わせ対応、入力作業、抽選業務、物流のすべての機能が、弊社には備わっております！
弊社にアウトソースいただければ、上記メリットを、すべてゲットできてしまいます。
キャンペーン運用がつらい・・・もやりたくない、、と思われたご担当者様こそ、ぜひ一度、コプロシステムに一度ご相談くださいね！
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
