『キャンペーン事務局』ってなにするところ？
みなさま、「キャンペーン事務局」というものをご存知でしょうか？
⇒販促キャンペーンを打ってみたいけどどうやればいいのかノウハウがない…
⇒SNSを使ったキャンペーンをやりたいけど、トラブルになったら怖いな…
そんなお悩みは「キャンペーン事務局」というサービスが解決します！
弊社コプロシステムでは、キャンペーンを実施する上で必ず付随する『キャンペーン事務局運営』をサービスの一つとして展開しており、様々なキャンペーンの事務局業務をお手伝いさせていただいております。
この「事務局」というワード。一言にまとめられてしまっていますが、応募者データの管理や入力、抽選形式のキャンペーンにおける当選者の処理、応募者向けの賞品発送などなど…行う業務は本当に多岐にわたります。
そして、キャンペーンを実施するにあたり、おろそかにはできない業務の一つでもあり必須の体制でもあります。
そこで、今回はキャンペーン事務局運営の事例を1つピックアップして、キャンペーン事務局の重要な機能を５つに分けてご紹介していきたいと思います。
キャンペーンの運用をお考えの方はぜひ最後までご覧ください！
キャンペーン事例：『シリアルコードを使った抽選キャンペーン』
＜キャンペーン概要＞
今回、例として取り上げるキャンペーンは以下の通りの仕様です。
| キャンペーン種別 | 抽選キャンペーン |
| 参加方法 |
対象商品を購入し、同封されているシリアルコードを専用の応募フォームへ入力 |
| 賞品 | スポーツの観戦チケット |
この案件では、弊社の持つ「企画立案支援・応募受付処理・お問合せ対応・抽選・賞品発送」機能をフルに使ってワンストップのキャンペーン運用を実現させました。それぞれの工程でどんなことを実施したか順にご紹介いたします。
<キャンペーン事務局の持つ５つの役割>
① 企画立案支援
コプロシステムのキャンペーン事務局ではキャンペーンに関する業務を代行するだけでなく、お客様のキャンペーンをトラブルなく成功させるために企画立案の段階からお手伝いを行っております。この案件では、まずは応募フォームのシステムを構築するにあたり、シリアルコードをどのように入力させるか？複数口応募を可能にするか？など応募フローを検討いたしました。
また、メールアドレスのドメイン取得に加え、応募規約やFAQの作成、お問合せ回答時のテンプレート文案の作成やFAQ掲載外のお問合せに対するエスカレーションフローなどを明記した運営マニュアルを作成し、関係者全員が共通認識となるよう運営フローを構築いたしました。最初の体制構築をきちんとやっておくことでこの後のキャンペーン運用がラクになり、予期せぬトラブルを防ぐことにもつながります。
② お問合せ事務局設置
今回のキャンペーンでは、コールセンターは不要とのことで、メールのみのお問合せ窓口を弊社テレコムセンター内に設置いたしました。キャンペーン事務局というとコールセンターを思い浮かべがちですが、キャンペーンの内容によっては今回のようにメールのみのお問い合わせ窓口を設置するということもよくあります。
実際の業務としては、日々のお問合せ対応に加え、お問合せ対応履歴と対象商品別の応募件数を週次でレポートさせていただきました。
③ 応募受付処理
続いて実際のキャンペーンの処理についてです。弊社の専用システムでシリアルコードをランダム生成しご納品、システムにも対象のシリアルコードを登録し、有効判定が行えるよう設計いたしました。これによって今回のキャンペーンの核となるシリアルコードの準備が完了です。
その他にも、応募フォームの適切なドメインのご提案と取得をおこない、クライアント様ならではのキャンペーンを実現。加えてキャンペーン用の特設Webページ制作を行っていきました。
コプロシステムでは自社開発の環境もそろっていますので、Webページの制作も併せてご依頼いただくことができます。キャンペーン事務局の運営と併せて同一の会社キャンペーンサイト作成を依頼するメリットとして、キャンペーン内容に対する習熟度が違いますのでクライアント様にとっても参加するお客様にとっても効率の良い導線やコンテンツ配置を行うことができるようになります。
④ 当選者抽選
応募人数が集まり、キャンペーン期間が終了したら続いては当選者の抽選業務です。
今回はクライアント様からのご要望でランダム抽選ではなく、重複削除や当選条件を設定したプログラムを作成し、抽選を実施いたしました。こういったシリアルコードを用いたキャンペーンの場合は重複削除のようなデータのクリーニングも重要な作業です。コプロシステムのキャンペーン事務局では自社開発ならではの柔軟さで、こういった条件設定もご希望に沿って実現させることができます。
⑤ 賞品発送
最後は当選者への賞品発送業務です。物流機能も併せて持っているコプロシステムならではのサービスですが、キャンペーンに付随する発送代行もワンストップで承ることができます。
2枚1組となるようセット組を行い、宛名と封入内容の照合が行えるようプログラムを設定した上で、封入ミスのないよう進行いたしました。そのほか、これまでの発送業務により培われた誤配を防ぐメソッドを活用して、対応させていただきます。
発送して終わりというだけでなく、賞品の到着確認まで行、不達の場合には再発送の対応を行いました。きちんと全員に行き渡るまでを賞品発送業務とさせていただいております。
そのほかにもキャンペーン事務局の機能はいろいろ
一つの例として、シリアルコードを用いたキャンペーン運用についてご紹介させていただきました。ここまでご紹介させていただいた通り、事務局業務は工程ごとに様々あるのに加え、キャンペーンの内容によっても業務が異なります。
例えば、「前回はWEB応募フォームを設置して実施したけど、今回はTwitterでフォロー＆リツイートした人を対象にしてみよう」とした場合。
・Twitterの投稿は誰がする？
・フォロー＆リツイートの情報はどうやって収集する？
・リツイートするとその場ですぐに当選結果を受け取ることができる仕組みにしたいけどどうやれば？
など、新たな課題が出てきて工程ごとに複数社へ依頼をしたらフローの構築に時間がかかってしまった、ということもあるかと思います。
こんな時には是非、コプロシステムにご相談ください！
私たちはこれまで、マストバイキャンペーンやインスタントウィンキャンペーン、先ほどのSNS連動型キャンペーンなど、様々なキャンペーンの事務局業務をサポートさせていただいてきました。
また、独自の強みとして企画立案支援・応募受付処理・お問合せ対応・抽選・賞品発送・効果分析の機能をすべて自社内に保有しているため、キャンペーンに付随する複雑な業務工程をワンストップで対応することが可能です。
しっかりと対応する必要がある個人情報の管理という観点でも、 複数社に情報が渡らず1社で完結できる というのはご安心いただける部分ではないかと思います。
キャンペーンの一切合切を文字通り「一気通貫で任せられる」を体感いただけると思いますので、
キャンペーンを実施される際には企画段階からお気軽にお問合せください！
お客様のキャンペーン成功へ向けてサポートさせていただきます！
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