コプロシステムでは、これまで様々なキャンペーン事務局業務をサポートさせていただきました。
応募方法にはWEB、ハガキ、SNSなどありますが、その様々なキャンペーンタイプを問わず、必ずと言ってよいほど対応が必要となるのが「当選者への賞品発送」です。
そこで、今回は発送倉庫を保有しているコプロシステムで行うキャンペーンの賞品発送について、工程ごとにご紹介していきたいと思います。
発送作業での確認ポイントも解説しますので、ぜひ最後までお読みいただければと思います
３つの発送工程
① 賞品入庫～梱包作業
まずは弊社倉庫へ賞品と当選者リストや送付状データ等の各種データをご納品いただきます。賞品は実際の状態を確認の上、最適な梱包方法のご提案から賞品サイズにあった梱包資材の手配を行います。賞品の形状や素材によっても梱包方法は異なりますが、輸送中に賞品が破損してしまった…といった事案が発生した場合、クレームにつながってしまう可能性があります。そのため、この梱包方法の検討は疎かにできない工程の一つです。
梱包方法が確定したら発送数に応じて作業者を確保し、梱包作業を行っていきます。
キャンペーンの賞品発送では、当選コースが分かれており、そのコースごとに当選者が決められていることがよくあるため、手作業かつ複数人で確認を行いながら作業を行うことで、コースごとの送り分けなど複雑な梱包作業でも柔軟に対応することが可能です。
実際、1,000名以上の当選者に対し金券の種類や枚数が数十パターン、と細かい対応が必要なキャンペーンをお手伝いした際も、データベースを駆使した照合作業を行いながら封入することで、ミスなく対応させていただいたという事例がございます。
② 賞品発送
弊社で発送を行う場合、配送会社は主に佐川急便・ヤマト運輸・日本郵便を利用しております。
配送会社のご指定がない場合には、安価で最適な配送方法をご提案させていただきます。
また、発送件数に関しては、少ない数量から1万件を超える大量発送まで対応可能です。
配送費用については内容に応じてお見積させていただきますので、まずはお問合せください。
また、冷凍・冷蔵品の対応も可能です！
③ 発送後の事後フォロー
配送方法によっては賞品の配達状況を追跡することが可能です。そのため、無事当選者へ賞品が届いているか、住所不備や長期不在で配達が完了していない、といった配達状況を確認の上、ご報告させていただきます。
キャンペーンでは当選者に賞品を届けることができなかった場合、再発送や繰り上げ当選が行われるイレギュラーなケースも多いということもあり、全件配達が完了となるまでしっかりとフォローさせていただける体制を整えております。
以上、3つの工程に分けてキャンペーンの賞品発送についてご紹介いたしました。
応募受付から賞品発送まで一括して任せたい！というご依頼はもちろん、抽選は自社で対応できるけど賞品発送は難しい…という場合にも是非一度コプロシステムまでご相談ください。
押さえておきたい８つのポイント
さて、ここからは、ここを押さえておけば安心！景品発送に際しての確認ポイントです。
弊社に限らず、なにか物品発送のご依頼を検討されている場合は、ぜひご参考にしていただければと思います。
①事前のセキュリティチェック
発送にあたっては、発送先住所のリストを預ける形となりますので、倉庫会社のセキュリティに関する状況を事前に確認していただく必要があります。ほとんどの会社様では必ず行うことかと思いますが改めて事前に、Pマークを取得している会社かどうか、セキュリティの状況はどうか、などの事前チェックをおこなっていただくことが望ましいです。
②発送までにそれなりのリードタイムがあるか？また、個数・大きさがきまっているか？
景品発送は最後の工程なので、ついキャンペーン立ち上げに必死になってしまい、発送まで手が回らない、といったことがあります。が、いざギリギリにご相談いただいても、「スペースがない、、」「他案件こみあっていて、、」となかなか受け入れることができない可能性もありますので、キャンペーン企画が決まった段階で、早めにご相談されることをお勧めします。（お預かりするスペースだけでなく、作業スペースも確保する必要があります。）
また、送るものがある程度きまっていないとスペースや発送費用が見積もりできませんので、そのあたりも早めに決定いただくとよいですね。
お見積りの際は、３辺サイズなど、送るものの詳細スペックとともにご依頼されるとよいです。
③景品の納品の仕様はどのようになっているか？
納品される景品が、1個ずつ個装になっているのか？それとも、改めて倉庫側でOPP袋にセットする必要があるのか？など、細かい部分で作業費用がまったくことなってきますので、景品が納品される際の仕様も事前にご確認をいただけると助かります。
④梱包資材は誰が制作するか？汎用品でもよいか？
梱包用の資材（ダンボール）なども、オリジナルで制作されるのか、それとも特段指定ないのか、など先に決めていただくのがよろしいかと思います。ちなみに、弊社では、社内にデザイナーがおりますので、梱包資材についても、ご提案が可能です。（印刷だったり、ワンポイントで印字するなど）
⑤挨拶状も必要です。
景品に同梱する、挨拶状もご準備をお願いします。弊社ではご提案できるものもいくつかございます。キャンペーンによっては、応募したことすら忘れている当選者がいるケースもあるので、どのキャンペーンの何があたったのか、がわかるような挨拶状があるとよいです。また、とくに、家電や、食品等、破損や不具合があった場合の対応方法についても、言及されていることが望ましいでしょう。
ちなみに、これらのアフターケアも含め、事務局をいつまで置いておくか、についてですが、景品発送後２週間～１か月は窓口を置いておくことが望ましいかと思います。
⑥郵便で発送した場合の戻り先は？
返却先を指定しない限り、郵便でお送りしたものは、差出人として記載されている住所に戻ってしまいます。企業の汎用の封筒をつかいますと、不達返送先はすべて企業様になってしまうので、ご注意ください。かならず、差出元・返却先はキャンペーン事務局のご住所（委託先会社の倉庫住所や私書箱住所）に指定されることをお勧めします。
ただし、郵便以外の、宅配会社でおくったものは、倉庫に戻ります。
⑦アフターケアの窓口を立てよう。
上記⑥にも記載しましたが、景品の不具合だけでなく、そもそも景品が届かない、といったお問合せや、その他配送に対する諸々のお問い合わせが入るケースはたくさんあります。実は、キャンぺーン自体はほとんどお問い合わせがなくても、発送の段階になってお問い合わせが増えてくるといったケースもあります。
ですので、やはりキャンペーンにあたっては問い合わせ事務局を開設することが望ましいです。また、キャンペーンの応募期間で終了ではなく、発送がすべて完了し、ほぼ問い合わせがないことが確認できるまでは、窓口を置いておいた方が無難です。
⑧（おまけ）デジタルギフトについて
今回のご紹介は賞品発送に焦点を当てておりますが、配送費用を抑えたいといった場合には、Amazonギフト券などのデジタルギフトをメールで当選者に配信するという方法も対応可能です。
ただ、この場合、受け手側がドメイン指定をしていたりするので、なかなか到達しない、という可能性がありますので、とくに当選がわかってしまっているケースの場合は、注意が必要です。なお、これに対する回避策としては、いきなり当選メールをお送りするのではなく、応募用のURLをメールでおくり、そこから応募していただく、というたてつけにすることで、メールが受信できないとキャンペーンに参加できない、という形となりますので、こういったケースはだいぶ防ぐことができます。
それでも、規模ば大きければ大きいほど、メール不到達というケースは発生しますので、その場合は上記で書いた事務局をたてておくことで、アフターケアをすることが望ましいでしょう。
SNSの場合は、ギフトをDMで配信しますが、DMの配信件数によっては、配信規制解除のため広告出稿を求められるケースがあるなど、それぞれ条件がありますので、送料とは別のところでコストがかかる可能性もあります。
まとめ
いろいろ記載しましたが、コプロシステムはキャンペーン事務局業務をトータルで柔軟にサポートさせていただける環境が整っております。
こんなことがやりたい、どちらが良い方法か迷っている…といった段階でも構いません。キャンペーン事務局運営に関してお悩みの際には、お気軽にお問合せください。
