2022.03.23 | 企業活動進化し続ける自社サービス「Q-PASS」の可能性・前編

　コプロシステムでは、創業から25年、企業のマーケティング活動を支援するパートナーとして、プランニング／クリエイティブ／システム開発／実施・運営といったトータル的なサービスの提供を行ってきました。特に、データベースの構築を中心としたマーケティング支援に強みを持っており、資料請求処理システムの開発をはじめ、ファンクラブ運営支援やキャンペーン事務局の運用など多くの実績を残してきました。

　その一環として、創業当初より、イベントを企画する主催者に対し、受付業務を効率化させることを目的に「イベント来場者管理システム」をご提供してきました。時代の流れやお客様の声をもとに、イベント来場者管理システムは進化していき、2011年3月からは【Q-PASS】と称して自社サービスとしてのご提供を開始しています。

　今回は、そのQ-PASSサービスについて、ご紹介したいと思います。

受託開発から、自社パッケージサービスへ

　Q-PASSを開発する以前は、イベント申込というと、「紙の申込書に記入し来場受付を行う」というケースが多くありました。作業の煩雑さやミスの多さから、システム化を望むクライアント様の声を聞き、申込や来場者の管理ができるシステムを開発したのが始まりでした。

　WEBの申込フォームに来場者の属性情報を登録いただき、そこで取得した個人情報をバーコード内に記録。そのバーコードが記載された入場証をイベント当日に来場者にご持参いただき、バーコードをスキャンすることで簡単に来場受付を行うことができるようにしました。

　システム化により、

「今まで受付に時間がかかって長い行列ができていたが、スムーズな受付で大幅な時間短縮に成功した」

といった声や、

「紙の受付リストではできなかった『いま何名がイベントに来場しているか』『誰がイベントに来場しているか』を可視化することに成功した」

といった評価をいただき、イベントを主催する多くの企業様にもご利用いただけるようになりました。また、個人情報の公開を最小限に抑えることができ、当時重要視され始めていたセキュリティの強化にもつながったという評価もいただきました。

　当初は、受託開発として、それぞれのクライアント様に合わせて開発していましたが、多くのノウハウを蓄積するなかで、イベントを企画する主催者の潜在的なニーズに向けて、【Q-PASS】という商品パッケージとしてのリリースに踏み切りました。2011年のことです。これまでの多くの実績から、イベントの受付・運用時に必要な機能に特化する形でシステム提供を行い、なるべくコストを抑えて簡単にシステムを導入いただけるようにしました。同時に、よりカスタマイズ対応しやすいシステム仕様も兼ね備え、クライアント様の多種多様なご要望に対して柔軟に対応できるのも、システム導入いただく際の強みとなりました。

　Q-PASSの導入社数が増えるにつれ、システムのカスタマイズ対応実績も増えていき、2017年には大幅なデザインリニューアルも行いました。当時、クライアント様から「はじめてシステムを操作するスタッフでもすぐに使えるようにしてほしい」というご要望が多く聞かれたため、この時のリニューアルでは、直観的なインターフェースで操作性の向上を重視したデザインを採用しました。こうしてクライアント様のお声にもお応えすることができ、他社とのさらなる差別化を図ることに成功しました。

　このように、Q-PASSサービスは、イベントの主催者／出展者／来場者の実際のお声や、潜在的なニーズに応え、常に進化をし続けてきています。

イベント運営を支えるQ-PASSの3つの機能

　進化を続けるQ-PASSサービスですが、現在は「Q-BUSINESS」「Q-ENTRY」「Q-MOBILE」と3つの機能から成り立っており、直観的なインターフェースでユーザビリティを重視したデザインが共通する特徴となっています。

　「Q-BUSINESS」は、Q-PASSサービスの中核となるサービスで、申込フォーム作成、申込者情報の管理、マイページ機能の提供、リアルタイム来場集計といった、イベントの事前準備～イベント後の検証までをトータルにサポートいたします。

　「Q-ENTRY」はQRコードでの受付、入場対応に特化したサービスで、専用アプリによるスピーディーな受付を実現、来場記録はオンライン環境で即時にQ-BUSINESSへ反映することができます。ほかにも、入場制限管理機能もご提供しており、密を避けたイベント運営も可能です。

　「Q-MOBILE」はスマートフォンを利用したアプリで、スマートフォンのカメラ機能でQRコードを読み取り、来場受付ができます。また、担当スタッフのスマートフォンにて来場人数や来場者の確認ができるほか、来場受付と同時に担当スタッフ宛てにプッシュ通知を行うことができ、受付と会場内スタッフの連携がスムーズにできます。

　これら3つの機能をQ-PASSのサービスとして提供しており、ご要望に応じたカスタマイズ対応もご好評いただき、パッケージ化から10年で、導入社数は300社以上、導入イベントは1,000以上の実績を数えるまでに成長しました。